4.3 PELUPUSAN DOKUMEN

4.3.1 PENGENALAN

               Pengurusan Rekod meliputi tiga peringkat kitaran hayat rekod iaitu pewujudan, penggunaan dan penyenggaraan serta pelupusan rekod.Pelupusan Rekod Awam perlu diberi keutamaan oleh Jabatan/ Agensi Kerajaan kerana ianya merupakan komponen penting dalam pengurusan rekod. Peraturan mengenai Pelupusan Rekod Awam pada masa ini terkandung dalam beberapa dokumen yang berasingan antaranya Seksyen 26, Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629], Bahagian VI – VIII Panduan Pengurusan Pejabat Bil 5 Tahun 2007, Peraturan-peraturan Arkib Negara (Penetapan Borang-borang Bagi Pelupusan Rekod Awam) 2008 dan Jadual Pelupusan Rekod Kewangan dan Perakaunan 2008. Oleh kerana terdapat pelbagai dokumen berkaitan peraturan mengenai pelupusan rekod, ianya mungkin menimbulkan kekeliruan di kalangan pegawai awam terutamanya yang terlibat dan bertanggungjawab secara langsung dalam melaksanakan pelupusan rekod awam di Jabatan/ Agensi Kerajaan.

                Panduan Pelupusan Rekod Awam yang dihasilkan oleh Arkib Negara Malaysia ini mendokumenkan tatacara dan kaedah pelupusan rekod awam yang boleh dijadikan panduan dan rujukan oleh Jabatan/ Agensi Kerajaan bagi melaksanakan pelupusan rekod di jabatan masing-masing. Dengan adanya panduan ini, pelupusan rekod-rekod yang terdapat di Jabatan/ Agensi Kerajaan dapat diuruskan dengan baik dan terancang di samping membantu menjimatkan kos, ruang, masa serta menyelesaikan masalah timbunan rekod di jabatan.

4.3.2Cara Pelupusan Dokumen

       1. Susun dokumen berdasarkan

•                     Jenis Pengeluran 

•                    No.Ahli
  
                                                          Rajah 4.3.1Susunan Dokumen
  
  2. Asingkan borang dan dokumen sokongn (Sorting) mengikut susunan no. ahli kecil kepada besar.
   

  

     Rajah 4.3.2 Mengasingkan Dokumen

  
  

  
  

            3.Listing dokumen sokongan dan borang permohonan.  

  Rajah 4.3.3 Fail Rekod Dokumen

          4.Dokumen Sokongan

• Pelupusan ikut manual prosedur yang ditetapkan (Selepas 1tahun).

  

  Rajah 4.3.4 Contoh Dokumen Sokongan

  
  

      5. Borang permohonan
  
  
  
  

  • 

          Rajah 4.3.5 Borang permohonan

    
    6. Masukan dokumen yang pelupus itu dalam kotak mengikut urutan.

    

        Rajah 4.3.6 Susun Di Dalam Kotak

     

     
    7. Hantar kepada Arkib Negara Malaysia .